|
|
|
|
|
|
 |
شرح وظایف ارکان انجمن علمی ایرانی تحقیق در عملیات مطابق چارچوب کمیسیون انجمنهای علمی وزارت علوم، تحقیقات و فناوری: |
 |
|
|
|
شرح وظایف ارکان انجمن علمی ایرانی تحقیق در عملیات مطابق چارچوب کمیسیون انجمنهای علمی وزارت علوم، تحقیقات و فناوری:
- هیأتمدیره انجمن علمی
هیأتمدیره بالاترین رکن اجرایی انجمن علمی بوده و مسئول سیاستگذاری، برنامهریزی، اجرا، نظارت و ارزیابی فعالیتهای علمی، پژوهشی و ترویجی انجمن در چارچوب قوانین، مقررات و مصوبات کمیسیون انجمنهای علمی وزارت علوم است.
وظایف کلی هیأتمدیره:
- تدوین برنامه راهبردی، سالانه و عملیاتی انجمن
- اجرای اهداف تببین شده در اساسنامه انجمن
- نظارت بر حسن اجرای مصوبات مجمع عمومی و کمیسیون
- تصویب تشکیل کمیتهها و کارگروههای تخصصی
- ارائه گزارشهای عملکرد علمی، اجرایی و مالی به مراجع ذیربط
- صیانت از اعتبار علمی و حقوقی انجمن
- رئیس هیأتمدیره انجمن
- هدایت و راهبری کلان انجمن در چارچوب سیاستهای مصوب
- نمایندگی رسمی انجمن در برابر وزارت علوم، کمیسیون انجمنهای علمی و سایر نهادها
- ریاست جلسات هیأتمدیره و مجمع عمومی
- نظارت عالی بر اجرای مصوبات و برنامههای انجمن
- امضای مکاتبات رسمی، قراردادها و اسناد مهم انجمن
- ارائه گزارش عملکرد دورهای به هیأتمدیره و کمیسیون
- نظارت بر مستندسازی فعالیتها و دستاوردهای انجمن
- تعیین و نظارت بر فعالیت مسئولین کمیته ها و ارکان انجمن
-
امضای مشترک اسناد مالی، پرداختها و تعهدات مالی انجمن در چارچوب بودجه مصوب
-
تأیید نهایی هزینهها و پرداختهای جاری و برنامهای انجمن
-
نظارت عالی بر حسن اجرای امور مالی و انطباق آن با مصوبات هیأتمدیره
-
تأیید گزارشهای مالی دورهای پیش از ارائه به هیأتمدیره، مجمع عمومی یا مراجع نظارتی
-
پیگیری امور مالی انجمن در تعامل با وزارت علوم، کمیسیون انجمنهای علمی و سایر نهادهای ذیربط
- نایبرئیس هیأتمدیره
- همکاری مستمر با رئیس در انجام وظایف اجرایی و نظارتی
- انجام وظایف رئیس در غیاب وی با اختیارات تفویضشده
- پیگیری اجرای برنامهها و پروژههای مصوب
- همکاری با رئیس انجمن در نظارت بر عملکرد کمیتهها و کارگروهها
- مشارکت در ارزیابی فعالیتها و ارائه پیشنهادهای اصلاحی
- دبیر هیأتمدیره
- تنظیم، ثبت و نگهداری صورتجلسات هیأتمدیره و مجامع
- پیگیری اجرای مصوبات از نظر اداری و تشکیلاتی
- انجام مکاتبات رسمی داخلی و خارجی انجمن
- تنظیم تقویم جلسات و برنامههای انجمن
- همکاری با مسئول دفتر در ساماندهی اسناد و بایگانی
- تهیه گزارشهای عملکرد اجرایی جهت ارائه به هیأتمدیره
- خزانهدار
- ارائه گزارش مالی دورهای به هیأتمدیره، مجمع عمومی و مراجع نظارتی
- همکاری در تهیه مستندات مالی موردنیاز کمیسیون انجمنها
-
تنظیم، ثبت و نگهداری کلیه اسناد و مدارک مالی
-
تهیه گزارشهای مالی دقیق، شفاف و مستند
-
اجرای امور حسابداری و ثبت درآمدها و هزینهها
-
ارائه گزارشهای مالی به رئیس انجمن و هیأتمدیره
-
پاسخگویی نسبت به صحت و سلامت اسناد مالی
- اعضای اصلی هیأتمدیره
- حضور منظم و مؤثر در جلسات هیأتمدیره
- مشارکت در سیاستگذاری و تصمیمگیریهای انجمن
- پیشنهاد و اجرای طرحها و برنامههای علمی
- همکاری در برگزاری همایشها، کارگاهها و نشستهای تخصصی
- عضویت یا مدیریت کمیتههای تخصصی
- همکاری در مستندسازی فعالیتها و ارائه گزارش عملکرد
- شرح وظایف و اختیارات بازرس انجمن علمی
بازرس، رکن نظارتی انجمن بوده و وظیفه کنترل، ارزیابی و نظارت بر عملکرد مالی، اجرایی و انطباق فعالیتهای انجمن با اساسنامه، مصوبات هیأتمدیره و ضوابط کمیسیون انجمنهای علمی وزارت علوم را بر عهده دارد.
الف) وظایف نظارتی و قانونی
نظارت بر حسن اجرای اساسنامه، آییننامهها و مصوبات مجمع عمومی و هیأتمدیره
اطمینان از انطباق فعالیتهای انجمن با اهداف مصرح در اساسنامه
بررسی رعایت قوانین، مقررات و ضوابط کمیسیون انجمنهای علمی وزارت علوم
اعلام موارد تخلف، مغایرت یا انحراف از مقررات به هیأتمدیره
ب) وظایف مالی
بررسی مستمر اسناد و مدارک مالی انجمن
نظارت بر نحوه هزینهکرد منابع مالی در چارچوب بودجه مصوب
ارزیابی صحت گزارشهای مالی تهیهشده توسط خزانهدار
ارائه نظر مکتوب درباره گزارشهای مالی پیش از تصویب در مجمع عمومی
اعلام موارد ابهام یا تخلف مالی به هیأتمدیره و در صورت لزوم مجمع عمومی
ج) وظایف اجرایی و عملکردی
بررسی گزارشهای عملکرد اجرایی و علمی انجمن
ارزیابی میزان تحقق برنامهها و مصوبات
نظارت بر فرآیند مستندسازی فعالیتها و نگهداری آرشیو اسناد
اطمینان از ثبت و نگهداری صحیح صورتجلسات و گزارشها
د) گزارشدهی و اطلاعرسانی
تهیه و ارائه گزارش نظارتی دورهای (حداقل سالانه) به مجمع عمومی
ارائه گزارشهای موردی در صورت مشاهده تخلف یا انحراف اساسی
پیشنهاد اصلاح فرآیندها و رویهها به هیأتمدیره
همکاری در ارائه گزارشهای موردنیاز کمیسیون انجمنهای علمی
هـ) حقوق و اختیارات بازرس
دسترسی به کلیه اسناد، مدارک، صورتجلسات و گزارشهای مالی و اجرایی انجمن
حضور بدون حق رأی در جلسات هیأتمدیره
درخواست تشکیل جلسه فوقالعاده هیأتمدیره یا مجمع عمومی در موارد ضروری
ارائه نظر مشورتی در موضوعات نظارتی و مالی
- شرح وظایف مسئول دفتر انجمن علمی
مسئول دفتر انجمن، رکن پشتیبان و اجرایی انجمن بوده و مسئول ساماندهی امور اداری، مستندسازی فعالیتها و حفظ حافظه سازمانی انجمن است.
الف) وظایف اداری و اجرایی
- مدیریت امور دفتری و هماهنگیهای اجرایی انجمن
- تنظیم، ثبت و پیگیری مکاتبات رسمی
- هماهنگی جلسات، برنامهها و رویدادهای انجمن
- همکاری نزدیک با دبیر و رئیس انجمن
ب) مستندسازی و آرشیو اسناد
- تهیه، جمعآوری و طبقهبندی کلیه اسناد و مستندات انجمن شامل:
- صورتجلسات
- گزارشهای فعالیت
- مکاتبات رسمی
- مجوزها، قراردادها و تفاهمنامهها
- ایجاد و نگهداری آرشیو فیزیکی و دیجیتال منظم و قابل دسترس
- بهروزرسانی مستمر آرشیو اسناد بر اساس استانداردهای کمیسیون
- حفظ امنیت، محرمانگی و صحت اسناد
ج) پیگیری و ثبت دستاوردها
- ثبت و مستندسازی تمامی فعالیتها، رویدادها و دستاوردهای علمی انجمن
- گردآوری گزارشهای تصویری، متنی و آماری برنامهها
- همکاری با اعضا برای تکمیل مستندات ناقص
د) سامانهها، وبسایت و بارگذاری اطلاعات
- پیگیری بارگذاری منظم اسناد، گزارشها و دستاوردهای انجمن در:
- وبسایت رسمی انجمن
- سامانههای مورد تأیید وزارت علوم و کمیسیون انجمنها
- بهروزرسانی بخش اخبار، گزارش عملکرد و آرشیو دیجیتال سایت
- اطمینان از انطباق محتوای بارگذاریشده با ضوابط کمیسیون
هـ) پشتیبانی نظارتی و گزارشدهی
- همکاری در تهیه گزارشهای دورهای موردنیاز کمیسیون انجمنهای علمی
- ارائه مستندات لازم برای ارزیابی، تمدید مجوز و رتبهبندی انجمن
- پاسخگویی به استعلامهای اداری و مستندی
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
